マイナンバーコラム

介護事業所向け・ご利用者のマイナンバーとの関わり方について

当ページを参照にあたり

※以下の情報は、全て弁護士外岡潤が独自の調査に基づき整理・考案した平成27年12月の本コラム執筆時点での方法論であり、以後関係機関等によるアナウンスや法改正、ガイドライン等により改訂される可能性があります。
同じく以下の情報は、外岡が信頼できると判断した情報に基づき作成されていますが、その正確性・完全性を保証するものではありません。
また当ホームページ中に掲載した資料を使用した場合に生じた損失については一切の責任を負いかねます。

介護事業所とマイナンバー

平成28年1月以降、要介護認定等の申請事務についても個人番号の記載が義務付けられることとなりましたが、認知症であり後見人も就いていない様な介護保険サービスのご利用者に関し、周囲の事業者等支援者はどのように、またどこまで関わるべきでしょうか。

この問題につき、平成27年12月15日、厚生労働省より「介護保険最新情報Vol.506(介護保険分野等における番号制度の導入について(依頼)[PDF:1.2MB]」(以下「本通知」といいます)が発出されました。本通知には、介護保険関係事務に関する保険者および介護事業者の関わり方や注意点、Q&A 等が掲載されています。

外岡はこの利用者のマイナンバー取扱いの問題につき、ホームページ「外岡さんに聞いてみよう」 において、随時方針を考えまとめた資料等を公表してきました。(本事務所ホームページ掲載の過去のコラム「「介護事業者は利用者に送られる通知カードに関しどのように関わるべきか」についてはこちら 。)

今回厚労省より出された本通知の内容は、結論からいうと「事業所が利用者の代わりに記載業務を行っても差し支えないが、利用者本人が認知症等であれば無理に埋める必要は無い」というものであり、ほぼこれまでの外岡の見解と合致しています。これは実務に配慮したものであり妥当なものと評価できますが、細かい点や状況に応じた対応方法の整理、考え方の理解など尚補足が必要な点も多くみられるため、本ページにおいて以下本通知の解説を中心に、マイナンバー制度の実務的運用に必要な法的知識や実務上想定されるQ&A 等をまとめました。皆さまの参考になれば幸いです。

本通知の要点

介護保険給付の申請書等に個人番号を記載することは、法令に基づく義務であるため、基本的には申請等を行う者に申請書等への個人番号の記載を求めることとなるが、申請者等が高齢であることにも鑑み、申請受付時等の対応は下記のとおり柔軟に行うこととしています。
(6.個人番号導入に伴う配慮について(1)申請書受付時の配慮」通知11ページ以下)

1:個人番号が不明/認知症等により分からない場合は、申請等書式の番号欄を空欄のまま提出しても受理される。

番号欄が未記入でも、これまで通り申請等の書式は受理され、役所の方で補充されます。

ご利用者が認知症の場合は、無理にケアマネージャーが代筆する等しないようにしましょう。

参考
「各種申請については、原則として個人番号の記載を求めることとなるが、その際、申請者が自身の個人番号がわからず申請書等への個人番号の記載が難しい場合等には、市町村の住民基本台帳又は住民基本台帳ネットワーク等を用いて当該申請者の個人番号を検索し、職員が記載して差し支えないこと。」
(6.個人番号導入に伴う配慮について(1)通知12 ページ)
「本人が認知症等で意思表示能力が著しく低下しており、代理権の授与が困難である場合等には、申請書に個人番号を記載せずに受け付けること。」(6(.2)③本人確認の措置における配慮」通知14 ページ)

2:事業所がご利用者の個人番号を収集・保管することはできない。

従業員との関係では、雇用主である事業所は番号法上の「個人番号関係事務実施者」にあたり、当該従業員やその扶養家族からマイナンバーを集め、給与所得の源泉徴収票や社会保険の届などに記載する等を本来の業務として行います。

一方利用者との関係では、事業所は要介護認定申請等を飽くまで「代行」する立場に過ぎないため、利用者自身から都度依頼を受ける必要があります。

保管についても同様であり、利用者から依頼があっても個人番号自体を書き取り、或いは通知カードの写真を撮る等して恒常的に番号を保管することはできません。

参考 9 Q&A 問3 通知18 ページ
居宅介護支援事業者の職員や施設職員などが申請代行を行う場合、これらの者が被保険者の個人番号を知り得ることになるが、個人番号の漏洩や悪用を防ぐためにどのような方策があるのか。
事業所が、本人の委任を受け、マイナンバーを記載事項に含む申請書の代理申請を行うことは可能。この場合、代理人は代理権の範囲内で業務を行っているに過ぎないため、これを超える範囲で個人番号を取り扱うことは認められない。
たとえば、本人の委任の範囲を超えて、申請時に視認したマイナンバーを控えて事業所にストックしておくことや、それを利用して保険者に資格確認を行うことなどは許されず、違反をした場合、特定個人情報保護委員会の措置命令やそれに背いた場合の罰則の対象となる可能性もある。個人情報保護法においては個人情報データベース等の作成に制限を設けていないことから、個人番号部分を復元できないように当該部分を黒塗りする等のマスキング処理をして個人情報保護法における個人情報とすることにより、個人情報保護法の規定に従って個人情報データベース等を作成することができます。

介護事業者が利用者のためにできること

  • A : 要介護申請等業務の代行
  • B : 通知/個人番号カードの保管代行
  • C : 個人番号カードへの切替の代行等

A:要介護申請等業務の代行

利用者が健常者、利用者が代行を希望しない

本人が行う場合の確認方法

本人の番号
本人の個人番号カード/通知カード、番号が記載された住民票の写し等による。これらが困難な場合は、保険者において、住民基本台帳の確認等によって番号確認をすることができる。
本人の身元
個人番号カード、運転免許証、その他公的書類であり顔写真、氏名、生年月日又は住所が記載されているものによって確認する。
介護保険被保険者証と負担割合証等など所定の書類を2つ以上提出することでも可能。

利用者が健常者、利用者が代行を希望する

代理人が行う場合の確認方法

代理権
法定代理人(後見人)の場合は戸籍謄本その他その資格を証明する書類、任意代理人の場合は委任状による。
※この点本通知は、「委任状の取得が困難な場合は、本人の介護保険被保険者証など保険者が適当と認める書類で確認すればよい」としていますが、当該書類のみで委任の意思を読み取ることは困難と思われ、委任状が取得できない場合は未記入提出も止むを得ないでしょう。詳細は担当窓口にお尋ねください。

代理人の身元
代理人自身の個人番号カード、運転免許証、その他公的書類であり顔写真、氏名、生年月日又は住所が記載されているもの(ケアマネージャーであれば居宅介護支援専門員証等)によって確認する。
本人の番号確認
本人の個人番号カード/通知カードの原本または写し、番号が記載された住民票の写し等による。これらが困難な場合は、保険者において、住民基本台帳の確認等によって番号確認をすることができる。

その他、
「同一の給付の2回目以降の申請等の際には、保険者において初回の申請により当該申請者の個人番号を既に保有していると確認できる場合には、申請窓口において個人番号の記載を求めないこととしても差し支えない」とされています(6.(1)通知12 ページ)。
また、「郵送による提出の場合は、本人確認のための書類は、写しにより申請を受け付けて差し支えない」とされています(6.(3)通知14 ページ)

B:通知/個人番号カードの保管代行

本通知は、利用者のカード自体を事業者が預かることについては言及していません。
もっとも実務上、特別養護老人ホーム等の施設においては多数の入居者が施設に住民登録をしているため、認知症の方も含めまとめて施設側で通知カードを預かるという対応を採った所も多いでしょう。
整理しましたのでご参照ください。

Bについては、本通知の要点②(事業者がご利用者の個人番号を収集・保管することはできない)と矛盾するのでは?と思われるかもしれません。
しかし「カードそのもの」を預かることは可能であり、カードに書かれた番号を書き写すこと(これを「収集・保管」と呼んでいます)が許されないのです。
施設の場合は、入居者から依頼されカードを預かる場合も多いでしょう。

施設の場合

預かった通知カードは本来施設が永続的に保管すべきものではなく、また個人番号は今後年金等紐づけが進み様々な場面で必要となってくるため、家族(できれば後見人が就任することが望ましい)が普段保管すべきといえます。そこで、各利用者の家族に連絡し、「通知カードを預かっているので取りに来てほしい」と伝えます。

遠方など事情があれば郵送も可能ですが、カード自体の引き渡しについては明文上規制は無いものの紛失リスクは極力回避すべきであるため、最低限簡易書留等、何かあったときに検証できる方法によるべきです。

かかる方法も常態となってはならず、最後の手段とすべきであり、通常は家族に来所してもらい面会した上で引き渡します(確認証等も作成し記録に残します)

在宅の場合

ご利用者の通知カード等を預かることは、一律にすべきではありません。

施設と違い複数の事業所が出入りする利用者宅において、特定の事業者が(例えそれがケアマネージャーであっても)当該利用者から通知カード等を預かるという特別な関係をつくることは紛失リスクの観点から危険であるためです。

カード等を一時的に預かることができるのは、飽くまで施設とその入居者という特殊な関係にあるためであるといえます。

なお、施設として預かる場合であっても、それは「カード自体を」預かるに過ぎないのであって、前述の様に個人番号を従業員との関係と同様に書き取り一枚の紙にまとめて記録することは許されないことに注意してください。それは一重に、雇用関係と違い利用者との関係では事業所は「関係事務実施者」に該当しないためです。

もっとも、家族にカードを引き渡せたとしても、その家族が親なり本人のマイナンバーを申請書類等に記入できるかというと、本人が認知症であれば法定代理人(後見人)に就任していない限り「権限がない」ということになってしまうのです。
更に施設側としても、利用者の個人番号を控えることはできない以上、現実に認知症であり後見人もいない入居者については(家族がいなければ尚更)、個人番号を記入する方策は存在しない場合が多いといえるでしょう。その場合は要点①のとおり、空欄で出さざるを得ないことになります。

個人番号カードへの切替の代行等

代理OK

本通知には記載がありませんが、実務上重要な点であるため触れておきます。平成28年1月以降の通知カードの個人番号カードへの切替えの手続や、通知カード紛失時の再交付手続等も、ケアマネージャーや施設等事業者の誰もが代理として行うことができます。

その場合の要件はこれまでみてきた申請書類の記載と同様ですが、詳細は総務省が運用指針(「通知カードの運用上の留意事項」)を発表し、各自治体がこれを基に独自の手続を定めています。個人番号カードへの切替については、施設であればそこに行政職員が出張し施設単位でまとめて行う方法も可能とされており、個別に応じる前に便利な方法が無いか、最寄りの自治体マイナンバー課に尋ねてみるとよいでしょう。

介護事業者が利用者のためにできないこと/すべきでないこと

利用者の個人番号の収集・保管(できないこと)

これは前述(本通知の要点:②)のとおり、事業者は個人番号関係事務実施者でない以上、仮に利用者本人の許諾・依頼があったとしても個人番号を収集・保管すべきではありません。
セキュリティの観点からも危険といえ、要介護関係の書式にマイナンバーが記載されたものは、都度番号欄にマスキング処理を施すかシュレッダー処理する様に心がけましょう。

懸念されるのは、施設等で入居者の個人的手続を一手に引き受け、要介護度の更新で毎年必要だからという理由で利用者の個人番号リストを作成・保管してしまう事態です。
個人番号欄は空欄で提出しても、最終的には行政の方で探索・補充してくれますので、無理に管理しようとせず未記入のまま提出する様にしてください。

在宅介護事業者による利用者の通知/個人番号カードの保管代行(すべきでないこと)

こちらもB(2:在宅の場合)で述べた通りですが、補足しますと、例えば認知症の利用者がごみを溜めた家に一人で住んでおり、通知カードをすぐ紛失しそうであるといった特殊な状況下で緊急性が認められる場合には、例外的にヘルパーが一時的に預かるという措置をとることは可能です(これを民法上「事務管理」といいます)。
もっとも飽くまで一時措置であるため、包括や行政に報告し指示を仰ぎましょう。

マイナンバー運用の理解に必要な法律知識とルール

これまでの解説の理解の為、裏付けとなる法律知識および 基本的なルールについて説明します。

1.マイナンバーにつき規定する「番号法」(特別法)に定めがない事項については、一般法である民法が適用される。

一般法と特別法は、ちょうど親亀と子亀の関係にあります。

番号法(特別法)は厳格ですが、実務上の手続においては民法上の「代理」が広く認められる運用となっているため、民法の原理原則の理解が不可欠です(次項で説明)。

2.第三者が本人のために業務を代行する方法は「①代理」と「②使者」に大別され、①は更に「法定代理」と「任意代理」に分類される。

本人の意思に関係なく、包括的な代理権限を有する場合(未成年者に対する親権、被後見人に対する後見人など)。

本人が委任することで、特定の目的(例:住民票を取りに行く等)の範囲内で代理人として行動することを認める場合。

代行する者は自らの意思で判断せず、
本人の意思を実現する道具に過ぎない

「介護事業者が利用者のためにできること」のチャートで紹介したように事業者がマイナンバー関連業務を代行する場合は、通常「任意代理」として行うことになります。
代理人に選任する行為を「委任」といいますが、本来口頭でも成立するものであり、委任状を提出するのは本人の意思を書面で確認するために過ぎません。

逆にいえば、氏名さえ書ければ委任状は作成できてしまうため、利用者がその内容を十分理解していないということもあり得ます。完全な意思能力があるか疑問が残る場合は、無理に代理として行動しない方が無難でしょう。

3.個人番号関係事務実施者(番号法第2条第13項。以下「関係事務実施者」)に該当する者は、関係者のマイナンバーを集め、保管することができる。関係事務実施者に該当しない者は、他者のマイナンバーを取得し保管することはできない。

関係事務実施者の例としては、「従業員とその雇用者」が典型です。
雇用者は、雇用に伴う当然の義務として従業員の社会保障や税等に関する手続を行うため、本来必要なものとして各従業員から個人番号を聞き出し、一覧表を作成する等して継続的に保管することができるのです。勿論、保管できる反面それだけ厳格な安全措置が求められます。

本通知の要点:②で解説したとおり、例えば要介護度の更新につき、施設であれば元々施設が利用者のために行わなければならない業務ではありません。従って当該業務につき事業者は関係事務実施者に当たらず、利用者のマイナンバーを集め保管することもできないということになるのです。もっとも、利用者から依頼(委任)を受け「個別に」当該業務を代行することは、一般法たる民法の理論により可能です。ですが、飽くまで個別に受ける権限であるため、恒常的に利用者のナンバーを事業者の方で集め保管することまでは認められない、ということです。

この点(本来的業務としてはできないが、個別に受任すればできる)を混同しないよう注意が必要です。

介護現場からのQ&A

「外岡さんに聞いてみよう!」に掲載されたQAの一部を転載します。

ご利用者から依頼を受け代理人として要介護申請等を行う際、どの程度の判断能力があれば有効とみなしてよいのでしょうか?
明確な線引きはなく難しいところですが、マイナンバーについてはより厳密に判断すべきであり、例えば長谷川式スケールで20点程度あることが一つの目安になるかと考えます。
弁護士が後見人となっているご利用者について、後見人の先生から、個人番号欄の記載も含めた要介護更新書式の作成・提出を頼まれました。応じられるものでしょうか?
法的には、法定代理人である後見人からの依頼は本人からの依頼と同視できるため、委任を受け代理人として行うことは可能です。もっとも通知カードは後見人が有しており、個人番号の扱いはできる限り正当な権限を持つ人がするべきですので、番号欄の記載だけはなるべく後見人に担当してもらうと良いでしょう。
後見人がおらず家族が遠方におり、ご利用者が施設入所している場合、施設はどのような対応をすればよいでしょうか。

典型的なケースですが、実は悩ましい問題をはらんでいます。
実の親子でも、お互い成人していれば相手のために当然に代理人となるものではなく、飽くまで任意代理として行う必要があるところ、利用者本人が認知症であれば理屈上は誰もその人のために事務手続きをしてあげることができないことになるのです。後見人を付けるしか解決法は無いのですが、現実に難しい場合も多いと思いますので、個人番号欄の記載は慎重にしつつ、通知カード等の保管はご家族がすべきです。

流れとしては、まず施設に送られてきた通知カードは施設側で一時預かり、速やかに家族に引き渡し、要介護関連業務等で必要となる場合はその都度家族に番号欄を記入してもらい、家族の依頼を受けて窓口に施設が提出するということとなります。

厳密にいえば代理権のない家族からの依頼となるため、マイナンバーの記載については慎重になるべきでしょう。

要介護関連の書式は、今までコピーをご利用者のファイルに綴じていたのですが、個人番号欄はどのような方法でマスキングすればよいですか。
光にかざして透けて見えなければどんな方法でも構いません。
修正テープだと剥がれる可能性もあるため、油性マジックで裏表を塗りつぶす等が妥当かと思います。
ケアマネが、誤解して担当ご利用者の個人番号を収集し保管していた場合、処罰されますか。
犯罪目的でない以上刑事罰の対象にはなりませんが、緊急性、相当性などの観点から特段の事情が認められない限り速やかに破棄すべきということになります。
特定個人情報保護委員会等が勧告しても従わない場合は処罰もあり得ます。
施設側で認知症、後見人のついていないご利用者のカードを預かり、ご家族に受け取りを促しましたが協力してくれません。どうすればよいでしょうか。
法定代理人がいない以上周囲としては何もできないので、要介護関連業務については個人番号欄を未記入のまま提出するしかありません。
カードは一度預かった以上行政に返却することもできないため、未開封であればそのまま保管し受け取りを求めていくこととなります。

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